7 Tips para liderar proyectos TI exitosamente

Un Project Manager tiene la función de liderar proyectos tecnológicos, teniendo la compleja tarea de mantener una eficaz comunicación entre todos los miembros del equipo de desarrollo y el cliente, con la finalidad de cumplir con los requerimientos en un plazo de tiempo determinado.

Nuestro especialista en Desarrollo de Proyectos Tecnológicos Víctor Bello, nos ofrece algunos tips para agilizar la gestión:

1. Crear un plan incluyendo el riesgo

Al diseñar un plan ten en cuenta las fechas, incertidumbres y estrategias de gestión de riesgos. Tener un plan detallado por etapas será un gran apoyo para cumplir con los plazos, incluye claramente las características del producto, el detalle de las tareas que se desarrollarán y la función de cada miembro; si no está del todo claro, es necesario reunirte nuevamente con todos los interesados y rediseñar para evitar gastar recursos y esfuerzos.

También toma en consideración, que las actividades diarias pueden cambiar una vez que el proyecto esté en marcha, hasta llegar a necesitar nuevos talentos o herramientas, asegúrate que el apoyo técnico esté incluido entre las posibles soluciones.

Es importante la identificación constante de los posibles riesgos del proyecto, estos pueden ir cambiando en cada etapa del proyecto. Para cada uno de ellos se debe establecer como se manejará: Aceptar, Evitar, Mitigar o Transferir.

2. Reuniones frecuentes con el equipo

La primera reunión grupal se aconseja realizarse antes de iniciar el proyecto para informar las funciones y responsabilidades de cada integrante, verifica que todos estén claros con su rol, asimismo el líder del proyecto debe reunirse con todo el equipo por lo menos una vez a la semana a fin de ir revisando avances, posibles fallas o simplemente verificar que todo se está realizando de acuerdo con lo planificado.

En caso de presentarse un imprevisto igual se recomienda reunir a todo el equipo ya que quizás más de un integrante resulte afectado o simplemente pueden surgir mayor cantidad de ideas a modo de solventar la falla, de forma rápida.

3. Comunicación constante con los usuarios finales

Elige los canales de comunicación que resulten más eficaces y cómodos para todos, ya que se deben mantener informados a los interesados sobre los avances del proyecto y así ir evaluando que todo se gestione de acuerdo con los requerimientos que plantearon, de igual forma pueden surgir nuevas necesidades, que se deben tomar en cuenta para desarrollar el proyecto de forma exitosa.

Al finalizar cada etapa del proyecto se aconseja reunirse con los usuarios finales para mostrar los componentes desarrollados, explicarle cómo se llevó a cabo, el resultado y obtener su feedback, lo cual nos ayudará para las siguientes etapas y también futuros proyectos.

4. Seguimiento exhaustivo

Es aconsejable realizar reuniones diarias con el objetivo de chequear que las tareas se estén cumpliendo adecuadamente e identificar las soluciones a los problemas de forma temprana para que su impacto en el proyecto sea menor. La reunión debe ser breve, de tal forma que, si es necesario revisar detalles, esto se realice en reuniones técnicas individuales.

Es importante llevar un seguimiento de las fallas, registrar los imprevistos y analizar qué paso, por qué, cómo se resolvió el problema, información que servirá cuando ocurra una situación similar o simplemente erradicar el error.

Después de la implementación de cada fase, es importante mantenerse en comunicación con los usuarios para conocer los problemas que se pueden estar presentando y resolverlos, también se pueden requerir nuevas funciones o algún entrenamiento, por lo que no debemos descuidar la atención independientemente que ya se haya entregado el desarrollo.

5. Selecciona la infraestructura tecnológica adecuada

Al realizar el plan debes identificar que tecnologías en cuanto a software y hardware (on premise o cloud), te ayudarán a resolver el problema y cumplir con los requerimientos del cliente, de forma más practica y eficiente, así asegurarás una buena gestión desde cualquier ubicación, además de mantener el contacto con el cliente para informar los avances del proyecto.

6. Elige al equipo adecuado

Identifica los tipos de perfiles tecnológicos que necesitarás para el desarrollo del proyecto. En el caso que el proyecto necesite diversos perfiles y no están dentro de tu departamento TI, se recomienda apoyarse en una empresa que pueda brindarte los servicios de hunting TI, la cual encontrará el profesional adecuado, y no necesitarás invertir tiempo valioso en la búsqueda, también puedes contratar los especialistas necesarios bajo la figura de outsourcing.

7. Evita sobrecargar el proyecto y/o a sus integrantes

Asegúrate que las tareas estén distribuidas de forma uniforme entre todos los integrantes del equipo, y que todos se sientan identificados y conforme con el rol que van a desempeñar, si durante el proyecto algún miembro se siente sobrecargado, aligera su carga trasladando algunas tareas a otro integrante, si por el contrario alguien siente que no tiene suficiente actividades puedes hacer que brinde apoyo a otro compañero, debido a que se necesita que todos los integrantes estén enfocados y se sientan comprometidos con el proyecto.

Finalizamos comentando, que durante el desarrollo del proyecto el cliente en muchas ocasiones quiere agregar modificaciones al producto, trayendo como consecuencia agregar nuevas actividades, incrementando la carga al equipo, afectando el calendario establecido y hasta el presupuesto del proyecto, por lo que el líder del proyecto debe analizar los costos y beneficios, para así decidir en conjunto con el cliente si los cambios deben realizarse o es preferible continuar con el plan establecido.