Algunas claves para ser un buen facilitador en proyectos TI

En la actualidad cuando hablamos de un jefe de proyectos TI, lo que se busca es un facilitador, quien aliviará la labor de los perfiles técnicos y creará canales de comunicación a fin de gestionar las expectativas de todos los involucrados, incluyendo los que están a favor del proyecto y ayudan a que el proceso fluya, hasta con los interesados en que el proyecto no avance, por determinadas razones, y pueden hacer que en cualquier momento el proyecto se estanque.

Les presentamos 3 claves para ser un buen facilitador y qué hacer para ponerlas en práctica.

1. Poner foco. Un facilitador en proyectos, tareas o desafíos define el foco y concreta el objetivo, con la finalidad de crear soluciones y no desviar al equipo del camino, ya que en muchas ocasiones surgen imprevistos, complicaciones técnicas y toca apagar algún fuego, haciendo que se distraigan del foco principal, un buen guía los conducirá en sus actividades diarias, y además los inspirará a participar en la planificación o generación de nuevas ideas.

¿Qué hacer?

Elaborar una lista de objetivos, de ser posible plásmala en un calendario y no olvides realizar seguimiento.

Priorizar lo urgente vs lo importante.
No Procrastinar y vela porque el equipo tampoco lo haga, ya que lleva a actividades o situaciones irrelevantes o que pueden resultar más agradables.

2. Guiar la conversación. En una conversación facilita el proceso y no el contenido, prestando atención para saber cuándo intervenir y guiar al equipo a que encuentren la solución por sí mismos; esto aplica en todo tipo de reuniones o encuentros. Otro punto importante, la imparcialidad, en ningún momento un facilitador debe mostrar preferencia.

¿Qué hacer?

Practicar la escucha activa.

Intervenir haciendo preguntas de sondeo para obtener más información.
Utiliza palabras o frases de reafirmación, evitando distracciones y/o confusiones (recapitulemos, lo entendido hasta el momento es, alguien tiene alguna duda, todos están de acuerdo).

Es importante aclarar en este punto, que el facilitador en la mayoría de los casos tiene mucho conocimiento sobre el tema, y pueden caer en la tentación de llevar a los integrantes del equipo hacia lo que ya es conocido para él, y lo que se busca es que las soluciones surjan de los participantes.

3. Asegurar la participación de todos los involucrados. En las reuniones al final se toman decisiones, lo ideal, es que en el resultado todos hayan contribuido; por lo tanto, el facilitador se asegura que todos participen, aportando con todo tipo de ideas, aunque crean que no tienen valor, ya que ningún miembro del equipo debería quedarse callado.

¿Qué hacer?

Tener una agenda en las reuniones con los puntos a tratar, en caso de que la conversación se desvíe es más sencillo retomar el sentido.
Aclarar que al emitir opiniones no se juzgará a la persona, sino a la idea.
Preguntar a los participantes que no se han expresado de ninguna forma, respetuosamente su opinión. Si no se abre en reuniones intentarlo a solas.
Analizar si un colaborador repite en varias ocasiones la misma idea, para determinar si no se siente escuchado o siente que no están de acuerdo con la idea planteada.
Evitar la lucha de poder entre la minoría, integrando a todos los involucrados, por ejemplo, preguntando su opinión, dirigiendo la atención a la mayoría pasiva.
Evitar que una persona dominante acapare toda la atención; anima a la participación de los demás, haz preguntas como: ¿Los demás piensan lo mismo? ¿Qué pueden agregar?
Buscar espacios de reuniones cómodos, donde se sientan libres de expresarse.

En conclusión, los facilitadores en los proyectos TI acompañan al equipo a realizar de forma más fluida sus actividades y será el interlocutor con el negocio, para ello, deben conocer las inquietudes y motivaciones personales de todos los involucrados. De ahí la importancia de la comunicación y de poder identificar emociones como frustraciones, rabias, miedos, intolerancia, etc. Lo que ayudará a anticiparnos a los conflictos y hacer fluir el proyecto, comprendiendo que cada persona navega en los conflictos de forma distinta.