Construyendo una cultura de denuncia proactiva: Estrategias para el Cambio

La implementación de un software de canal de denuncias no solo facilita la denuncia de irregularidades, sino que también actúa como un pilar para construir un entorno ético y transparente en las organizaciones. Esta cultura no solo protege a los colaboradores, sino que también fortalece la integridad de la empresa en su conjunto.

Algunas estrategias clave para implementar este importante cambio dentro de la organización:

1. Establecer políticas claras. Primero, es fundamental crear un código de ética que defina claramente los comportamientos aceptables y no aceptables dentro de la organización. Posteriormente, debemos informar a todos los colaboradores sobre estas políticas y los procedimientos a seguir. Estas políticas deben ser accesibles y comprensibles para todos los colaboradores.

2. Implementar un software de denuncias. Al seleccionar un sistema para gestionar las denuncias, es crucial optar por uno que sea intuitivo y que facilite a los colaboradores el reporte de irregularidades de manera sencilla y segura. La plataforma debe garantizar el manejo seguro de la información, así como incluir funcionalidades para el análisis de la data, y opciones de denuncia anónima, fomentando un entorno en el que se sientan seguros al informar conductas inapropiadas.

3. Fomentar la transparencia. Es esencial mantener a los colaboradores informados sobre el proceso de manejo de denuncias. Comunicar las acciones tomadas en respuesta a los hechos denunciados refleja el compromiso de la organización con la ética y la integridad. Esta apertura no solo genera confianza, sino que también refuerza una cultura de denuncia proactiva dentro de la empresa.

4. Capacitación y sensibilización. Implementar una campaña de comunicación que incluya sesiones de capacitación y material informativo, resaltando la importancia de denunciar y cómo utilizar el software puede aumentar la participación, empoderando así a los colaboradores para que actúen y denuncien irregularidades, ya sea que estén involucrados o sean testigos. Esto ayuda a desmitificar el proceso y a reducir el miedo asociado a reportar irregularidades.

5. Compromiso de la alta dirección. Los líderes deben ser modelos de comportamiento ético y respaldar públicamente el uso del canal de denuncias, esto incluye comunicar abiertamente la importancia de la denuncia y tomar acciones visibles en respuesta a las irregularidades reportadas. Es crucial, implementar políticas claras contra la represalia y comunicar acciones concretas que demuestren su apoyo a la cultura de denuncia, lo que fortalecerá la confianza y la integridad en la organización.

6. Ajuste de estrategias. Establecer mecanismos que permitan a los colaboradores proporcionar retroalimentación sobre el proceso de denuncia. Esta información debe ser utilizada para ajustar políticas y procedimientos según sea necesario, mejorando así la efectividad del sistema y garantizando que cumpla con las necesidades de la organización, sus colaboradores y la normativa legal.

7. Celebrar éxitos. Compartir casos de éxito en los que las denuncias hayan conducido a cambios positivos dentro de la organización. Al resaltar estos ejemplos, se refuerza la importancia del canal de denuncias y se fomenta un ambiente en el que los colaboradores se sientan motivados a reportar irregularidades, ya que no se tomarán represalias. Esto no solo motiva a otros a participar, sino que también refuerza la idea de que la denuncia es un acto valioso y necesario.

8. Promover una cultura de aprendizaje. Es importante, que los colaboradores perciban su entorno como un espacio donde los errores se consideran oportunidades de aprendizaje. Fomentar esta mentalidad no solo impulsa el desarrollo personal y profesional, sino que también contribuye a la mejora continua de la organización.

En resumen, construir una cultura de denuncia proactiva implica un enfoque integral que abarque políticas claras, herramientas adecuadas, capacitación y un firme compromiso de los líderes. Fomentar un entorno en el que los colaboradores se sientan empoderados para reportar irregularidades, es fundamental para desarrollar una cultura organizacional más ética y responsable. En Valio, desarrollamos una herramienta diseñada para simplificar el proceso de denuncia, que gestiona las denuncias de la Ley 20.393 y la Ley Karin en un único lugar.