Digital Workplace y la transformación digital

El Digital Workplace evoluciona con la tecnología, siendo los colaboradores la clave en todo el proceso, crear entornos de trabajo colaborativos, flexibles eliminando tareas improductivas, repetitivas y adiestrar al talento en las competencias digitales que necesiten aprender o mejorar es un verdadero reto.

Por lo tanto, es necesaria una comunicación más directa a través de diversos canales, conexión estable, equipos compatibles, gestión Cloud y ciberseguridad; nuestro especialista en proyectos complejos Mauro Cuellar nos habla de los beneficios y los factores a tomar en cuenta al arribarnos en la creación de ambientes digitales.

Beneficios de los puestos de trabajos digitales

Un ambiente digital, es un factor fundamental en la transformación digital, porque mejora los procesos, el almacenamiento y nos permitirá adaptarnos rápidamente a los cambios del entorno, a continuación, los beneficios más relevantes:

· Acceso remoto: los colaboradores tienen acceso a todos sus archivos y aplicaciones las 24/7 desde cualquier dispositivo y lugar.

· Proporciona seguridad: al trabajar sobre entornos Cloud se tienen controlados los accesos a la información de la organización, los datos siempre están protegidos incluso si algún acceso se ve comprometido o el dispositivo es robado.

· Gestión centralizada: alinea las herramientas digitales de los colaboradores con los procesos del negocio, además los administradores TI podrán hacer configuraciones, actualizaciones en cualquier momento y ubicación.

· Aumenta la productividad: crea ambientes eficientes, eliminando tareas repetitivas dedicando más tiempo a tareas de mayor valor, asimismo le asegura el acceso a la data de la empresa independientemente de la localización del colaborador.

· Reduce costos: gestión de todos los puestos con pocos administradores de sistemas; en cuanto a hardware se podrán seguir usando los mismos dispositivos, no habrá necesidad de grandes costos asociados a la compra de equipos, al menos que tenga un requerimiento muy específico y también se reducen los costes asociados a los ataques por virus.

· Crea un ambiente de trabajo colaborativo: entornos con plataformas integradas y optima comunicación, para gestionar diversos proyectos y actividades sin importar la ubicación de los integrantes.

Factores para la implementación de puestos digitales

La finalidad es que el colaborador pueda cumplir con sus labores desde cualquier dispositivo, lugar y momento sin necesidad de un supervisión constante y presencial, para ellos necesitamos evaluar diferentes factores:

· Alinear las herramientas al propósito del negocio: al tener claro cuál es el propósito del negocio podemos visualizar qué herramientas facilitan la labor de cada colaborador, esto se lleva a cabo involucrando a toda la organización, para conocer las necesidades de cada área; además debemos evaluar los requerimientos legales, la interacción entre los diversos departamentos, el manejo de datos y la información relevante en la toma de decisiones.

· Entender las necesidades los colaboradores: para la implementación de un espacio de trabajo digital, es necesario considerar las necesidades individuales de los colaboradores, por ejemplo, la configuración de los puestos debe ser distinta; aquí los jefes de área tienen la tarea de buscar soluciones y asociarlas a tareas específicas con el propósito de maximizar eficiencia de su equipo a nivel grupal e individual.

· Acondicionar la conexión: garantizar la conexión a la red a todos los usuarios, por ende, debemos analizar las horas de mayor y menor demanda, para prevenir posibles fallas, ya que la red es la pieza fundamental en la digitalización.

· Control de suministro: hacer un análisis de los recursos existentes y los que se van a necesitar, debemos conocer tanto las necesidades generales, como el consumo individual por cada colaborador y puesto de trabajo digital.

· Ejecutar una prueba piloto: comprobar que cada puesto cuente con las herramientas necesarias, intensidad de red e interacción para el cumplimiento de sus labores.

Recomendaciones generales

· Es importante que el talento se oriente a resultados para que, al entregarle las herramientas, capacitación y la motivación necesaria, se cree sentido de pertenencia y compromiso, ayudando a mitigar la resistencia al cambio.

· Desarrollar un plan de comunicación con el fin de transmitir la estrategia y que los colaboradores comprendan las ventajas del nuevo entorno digital.

· Buscar un partner tecnológico que apoyen todo el proceso.