Venciendo la resistencia al cambio

Al implementar la transformación digital el principal reto es la resistencia al cambio, por ende, debemos convertirnos en un asesor de valor, centrarnos en el cliente interno, escuchándolo activamente, estas y otras recomendaciones nos brinda nuestro especialista en transformación y proyectos complejos Mauro Cuellar.

A continuación, los pasos a seguir para vencer la resistencia al implementar procesos y/o herramientas innovadoras dentro de las organizaciones:

1. Difusión

La comunicación juega un papel importante, se debe difundir la información de acuerdo con los perfiles haciendo énfasis en la eficiencia del negocio, buscando los beneficios de la transformación digital, esto generará un impacto positivo aumentando la seguridad y disminuyendo la desconfianza a la adopción a las nuevas tecnologías. Se puede realizar a través de medios digitales (omnicanalidad), pero lo más idóneo son las reuniones de forma individual o grupal, de acuerdo con el caso.

2. Capacitación

La capacitación es fundamental en la implantación de nuevos procesos y/o herramientas, con ello se conseguirá que los colaboradores desarrollen nuevas habilidades y conocimientos para que puedan responder rápida y eficientemente en beneficio del negocio usando la transformación, el adiestramiento se lleva a cabo de forma diferenciada:

· Colaboradores sin noción de los nuevos procesos y/o herramientas.

· Colaboradores que posean alguna noción y solo necesiten aclarar dudas.

· Subgerente de área o PMO que supervisen el uso de los nuevos procesos y/o herramientas.

Luego de la capacitación viene la medición y el seguimiento, lo que te permitirá conocer el nivel alcanzado y responder a las siguientes interrogantes:

· ¿La capacitación de los nuevos procesos y/o herramientas, fue clara sobre las ventajas de utilizarlas?

· ¿Se entendió el beneficio y la eficiencia hacia el negocio?

· ¿Las dudas fueron respondidas correctamente?

La medición se recomienda realizarla mediante encuestas o test, esta información nos servirá para determinar si se requieren nuevas capacitaciones y si la metodología utilizada resultó satisfactoria o se debe cambiar.

3. Validación

En esta etapa comprobamos que todos los involucrados están apoyando la transformación y utilizando los nuevos procesos y/o herramientas, además de verificar el correcto funcionamiento del mismo y su capacidad de optimizar los procesos.

Entonces nos preguntamos ¿Qué beneficio real obtuvimos? y surgen nuevas interrogantes:

· ¿Cuál es la eficiencia lograda?

· ¿Con la transformación se alcanzaron mayores beneficios al negocio?

· ¿En qué se mejoró al implementar el nuevo proceso y/o herramienta?

Se acostumbra a realizar reuniones por equipos y con el análisis de la información recolectada en los pasos anteriores, informar los avances del proyecto, ajustes y las acciones a seguir.

4. Despliegue

Su finalidad es motivar a los colaboradores a adoptar el cambio y derribar la barrera existente a la nueva forma de realizar las labores.

El reconocimiento del esfuerzo los motivará al cambio, por lo que se recomienda premiar al mejor usuario y al colaborador que más adoptó la transformación, esto no solo animará al ganador también generará la competencia sana dentro de los equipos.

5. Régimen

La transformación digital requiere un control exhaustivo en cada una de las etapas, para localizar equipos o colaboradores que requieran de entrenamiento, fallas presentadas por los nuevos procesos y/o herramientas o nos entreguen detalles importantes a incluir en la mejora continua.

También se requiere verificar el cumplimiento de los objetivos personales y grupales en función a los conocimientos aprendidos y aplicados con los nuevos procesos y/o herramientas, generando las recomendaciones por cada fase del proceso, lo que servirá de retroalimentación nuevos proyectos.

Por último, es importante resaltar que, durante la transformación digital debemos fomentar el trabajo en equipo, creando relaciones positivas; e individualmente involucrar a cada colaborador, que se sienta parte del cambio, se asegurar su capacitación y que comprenda las razones y los beneficios por los cuales se está realizando todo el proceso de transformación.